กุญแจสำคัญสู่องค์กรที่มีประสิทธิภาพอยู่ที่การจัดลำดับความสำคัญในการจัดหมวดหมู่ ก่อนจัดระเบียบ ควรจัดหมวดหมู่รายการอย่างเป็นระบบตามความถี่ในการใช้งาน ฟังก์ชัน หรือสถานการณ์การใช้งาน จากนั้นจึงควรเลือกเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลให้เหมาะสมกับแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น ในสภาพแวดล้อมในสำนักงาน ไฟล์สามารถจัดประเภทเป็น "รอดำเนินการ" "เสร็จสมบูรณ์" หรือ "เก็บถาวรระยะยาว-" จากนั้นจัดเก็บไว้ในกล่องไฟล์ ที่ใส่เอกสาร หรือลิ้นชัก การจัดหมวดหมู่-จากนั้น-แนวทางการจัดองค์กรนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการจัดโครงสร้างใหม่ซ้ำๆ ในภายหลัง ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโดยรวม
ประการที่สอง เทคนิค "การใช้พื้นที่อย่างมีเหตุผล" เป็นสิ่งสำคัญ ผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ มีวิธีการใช้พื้นที่ที่แตกต่างกัน และควรเพิ่มข้อได้เปรียบทางโครงสร้างให้สูงสุด เช่น ชั้นวางตั้งตรงเหมาะสำหรับเก็บไฟล์หรือหนังสือ ทำให้ใช้พื้นที่แนวตั้งได้เต็มที่ ลิ้นชักเหมาะสำหรับการจัดหมวดหมู่ของชิ้นเล็ก ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิง ผลิตภัณฑ์จัดเก็บข้อมูลแบบวางซ้อนกันได้หรือแบบโมดูลาร์สามารถรวมกันได้อย่างยืดหยุ่นตามขนาดพื้นที่ ในการใช้งานจริง สามารถรวมหลักการของ "สิ่งของที่ใช้บ่อยบนชั้นวางด้านบนหรือด้านนอก กับสิ่งของที่ใช้บ่อยน้อยบนชั้นวางด้านล่างหรือด้านใน" ได้เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
นอกจากนี้ "การจัดองค์กรแบบไดนามิกและการบำรุงรักษาตามปกติ" ถือเป็นสิ่งสำคัญในระหว่างการใช้งานในแต่ละวัน การจัดระเบียบไม่ใช่งานที่ทำครั้งเดียว- แต่ต้องมีการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องตามการใช้งาน ตัวอย่างเช่น กำจัดสิ่งของที่ไม่ได้ใช้ให้เป็นระเบียบเป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้กองรวมกันกินพื้นที่ ตรวจสอบภาชนะจัดเก็บว่ามีความเสียหายหรือการเสียรูปหรือไม่ และเปลี่ยนหรือจัดเรียงใหม่ตามความจำเป็น นอกจากนี้ การดูแลภาชนะจัดเก็บให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและหลีกเลี่ยงความแออัดยัดเยียดช่วยยืดอายุการใช้งานและรักษาสภาพแวดล้อมโดยรวมที่เรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ